e-mails professionnels. Les règles d’or à respecter

Utilisé au quotidien pour communiquer en interne et avec les partenaires de l’entreprise, ou encore pour assurer une traçabilité des échanges, l’e-mail professionnel a ses propres règles qu’il faut impérativement respecter.

Même s’il a une portée moins officielle que la lettre manuscrite, l’e-mail n’en demeure pas moins un canal de communication professionnel sérieux. La principale exigence pour sa rédaction tient au fait qu’il doit exprimer un message clair, concis et courtois.

D’abord, l’objet: Premier élément à être lu par le destinataire, l’objet du mail doit d’emblée renseigner sur le sujet traité par l’e-mail. C’est ainsi l’objet du mail qui indiquera au destinataire s’il doit lire le contenu immédiatement après réception ou s’il est possible – ou encore

recommandé- d’en laisser la lecture à plus tard. L’objet doit donc être court et explicite sans phrases longues, ni mots superflus.

Deuxième “point d’entrée” vers le contenu de l’e-mail, la formule d’appel est utilisée pour saluer le destinataire. Attention, l’expression utilisée dépendra de la nature de la relation avec la personne à laquelle le courriel est adressé. Un “Bonjour” ou “Bonjour+prénom” est valable lorsqu’il s’agit d’un collègue que vous connaissez. Pour un partenaire extérieur à l’entreprise, privilégiez un “Bonjour + suivi de Mme ou Mr et du nom de famille”. Lorsqu’on ne sait pas à qui l’on s’adresse, il faut utiliser “Madame, Monsieur,”. La règle commune ici est qu’il ne faut être ni familier, ni négligent au point d’écorcher le nom du destinataire.

La phrase d’ouverture est le troisième élément important. C’est la phrase par laquelle vous entamez votre courriel et elle sert à attirer l’attention du destinataire soit en contextualisant votre prise de contact ou en vous présentant, lorsque le lecteur de l’e-mail ne vous connaît pas.

Dans le corps de votre mail, il faut être direct et précis. Un courriel trop long pourrait fatiguer le destinataire qui n’en lira pas l’intégralité et pourrait rater des détails importants.  Lorsque cela est nécessaire, pensez à aérer votre e-mail en l’organisant en paragraphes.

Une fois votre contenu bouclé, pensez à la conclusion !  Elle permet d’indiquer que vous attendez une suite à votre e-mail ou encore de poser des questions à propos de points précis.

La dernière touche à apporter au contenu est celle de la formule de politesse. Ni trop révérencieuse, ni trop sèche, celle-ci doit être simple et directe: Merci, Amicalement, Meilleures salutations… Et lorsque votre e-mail est strictement professionnel, privilégiez des formules telles que: cordialement, bien cordialement, bien à vous… Quid de la forme?

La forme de l’e-mail est importante et à ce titre, la sobriété est de mise. Il est impératif d’opter pour des polices classiques, des caractères normaux, sans gras ou souligné (ou très peu!). Une écriture noire ou bleue fera l’affaire. Enfin, évitez l’usage des mots entièrement en capitales et l’accumulation de points d’interrogation ou d’exclamation. Idem pour les emoji, car cela peut être très mal vu professionnellement.

Enfin, la grande nécessité des nécessités: se relire ! C’est l’occasion de remédier aux fautes d’orthographe dans le contenu et sur le nom de votre destinataire et de s’assurer que l’ensemble des conditions ont été respectées et que l’on a bien attaché les pièces jointes (lorsqu’il y en a) à son e-mail.